ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)

Op 25 mei 2018 is de nieuwe AVG-(privacy) wetgeving in werking getreden. In het kader daarvan heeft Stichting VVM onderstaand protocol opgesteld. Daarin staat hoe wij met de gegevens van de deelnemers om gaan.

Protocol:

Aanmeldingsformulier:
Op het ingevulde aanmeldingsformulier staan een aantal persoonlijke- en medische gegevens. Die gegevens hebben wij nodig om de deelnemer tijdens de vakantie goed te kunnen begeleiden (denk onder andere aan medicatie) en bij calamiteiten contact op te kunnen nemen met de contactpersoon.

Afspraken:
• De formulieren zullen tijdens de vakantie in een aparte map opgeborgen zijn die slechts toegankelijk is voor de begeleiding.
• Buiten de vakantie om zijn de formulieren aanwezig bij de secretaris van de VVM.
• De formulieren zullen één jaar na de gehouden vakantie worden vernietigd.

Digitalisering gegevens:
Van het aanmeldformulier worden slechts de NAW (naam, adres, woonplaats) -gegevens in een excelbestand opgenomen. Het bestand wordt gebruikt om bevestigingsbrieven te versturen, de vakantiebijdrage te registreren en om het vakantie-begeleidingsboekje te maken. In genoemd boekje staat onder andere de kamerindeling en de indeling deelnemer/begeleiding.

Afspraken:
• Het bestand is bij de secretaris opgeslagen en wordt niet verder verspreid.
• Het bestand i.c.m. de aanmeldformulieren wordt ter voorbereiding op een volgende VVM-vakantie weer gebruikt om de
  deelnemers aan te schrijven.


Publicatie foto’s:
Tijdens de vakantie worden algemene foto’s gemaakt van de uitstapjes & activiteiten. Na afloop van de vakantie worden er daarvan een aantal op de openbare site van de VVM (www.vvm.nl) geplaatst. Die plaatsing is bedoeld om een indruk van een VVM-vakantie te geven voor toekomstig nieuwe deelnemers en voor de deelnemers die mee zijn geweest fijn om terug te zien.

Afspraken:
• Ingeval de deelnemer vooraf bezwaar maakt tegen publicatie van foto’s waar hij/zij op staat zal daar rekening mee gehouden
  worden.

• Het fotoboek op de site beslaat maximaal de 7 laatste jaren van VVM-vakanties. Daarna zijn zij niet meer op de site
  raadpleegbaar.


Wat is er nu veranderd ten opzicht van eerdere jaren? Helemaal niets. Bovenstaande spelregels golden al en waren bij de begeleiding bekend als zijnde vanzelfsprekend. De AVG eist echter dat de afspraken (het protocol) formeel vastgelegd en in te zien zijn.

Zijn er nog vragen over dit onderwerp neem dan gerust contact op met het secretariaat.